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Jeudi 25 nov 2021

Pourquoi intégrer Microsoft 365 à la gouvernance RSE ?

Delphine MALENFANT
Responsable Développement Commercial

Toute démarche RSE doit inclure un questionnement sur les outils numériques que nous utilisons au quotidien. Sont-ils efficaces ? Quels sont leurs impacts sociaux ? Et environnementaux ? Voyons dans cet article pourquoi intégrer une solution collaborative comme Microsoft 365 à la gouvernance RSE de l’entreprise constitue un réel avantage.

Des salariés acteurs de l’entreprise

Toutes les entreprises partagent un même objectif : accroître l’efficacité individuelle et collective. Microsoft 365 (M365) est une solution qui va suivre cette dynamique dans l’entreprise. Son usage peut permettre de simplifier les processus de décisions, d’augmenter l’efficacité et la réactivité des employés, tout en favorisant leurs initiatives personnelles. Les managers peuvent y trouver un moyen de changer de posture. Les salariés deviennent des acteurs engagés.

Avec M365, vous pourrez réduire l’agacement de vos employés face, par exemple, aux recherches de fichiers qui constituent encore trop souvent une perte de temps incroyable. L’accès à l’information est fortement facilité. Le télétravail et la mobilité sont aussi des conditions de travail alternatives que vous pourrez proposer à vos collaborateurs. Enfin, vous engagez les salariés avec du contenu pertinent pour la réalisation de leurs missions, mais aussi pour leur épanouissement professionnel. L’attachement émotionnel à l’entreprise s’en trouve même renforcé.

Microsoft 365, un outil collaboratif au service de votre confort de travail

Réduire le bilan carbone de l’entreprise

Dans sa démarche RSE, l’entreprise vise à réduire ses impacts environnementaux externes (ceux visibles par le grand public). Et elle sous-estime encore trop souvent l’importance de l’impact des usages internes des collaborateurs.

1/ Choisir le Cloud pour mutualiser les ressources

Pourquoi choisir des solutions Cloud en entreprise ?

– pour ajuster les ressources consommées en fonction des besoins réels

– pour éviter de gaspiller l’énergie (électrique, nucléaire…) pour des ressources peu ou pas utilisées.

Les grands acteurs du cloud montrent plus ou moins d’ambition dans la réduction de leur empreinte carbone. Leurs datacenters sont aujourd’hui développés pour réduire leur consommation, avec une énergie plus verte.

Pour consulter, par exemple, l’ambition écologique de Microsoft : Cliquez ici

 

2/ L’impact des usages internes

On ne peut plus travailler aujourd’hui comme il y a 30 ans !

Aujourd’hui, en entreprise, si vous communiquez et partagez les informations, les documents, uniquement en utilisant la messagerie et le serveur de fichiers, vous travaillez en fait de la même façon qu’il y a 30 à 40 ans. Le mail n’est clairement plus l’outil adapté face à la demande croissante d’agilité, de réactivité et de collaboration. Et cette même messagerie a un impact non négligeable sur l’environnement.

Un e-mail standard génère environ 4 g de CO2 ; avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu’à 50 g de CO2. Envoyer une photo de vacances de 1 Mo à dix amis équivaut à parcourir 500 mètres en voiture. (source : Quelle est l’empreinte carbone d’un e-mail ? (futura-sciences.com)

L’exemple du stockage :

Un mail avec une pièce jointe de 5 Mo envoyé à 200 personnes, occupe en fait 1000 Mo soit 1 Go sur l’infrastructure de la messagerie. Un chiffre qui peut facilement grossir si les utilisateurs répondent avec d’autres fichiers.

Et avec Teams ? Partager un document de 5 Mo avec 200 personnes ne nécessite plus un stockage global de 1 Go mais seulement… les 5 Mo du document.

L’exemple de la visioconférence :

Comparons pour 2 personnes 3 heures de visio avec vidéo (1 gEqCO2 en moyenne par minute) au déplacement de l’une des 2 en voiture (112 g eqCO2 / km en France), un aller-retour de 20 km :

 Retrouvez d’autres infos utiles sur le blog de la société nantaise :  Greenspector 

 Et pour approfondir et savoir comment « dialoguer » en entreprise de manière plus économe, nous vous recommandons ce guide de Digital Inside

Nous voyons des utilisateurs conscients de l’impact du stockage. Mais sommes-nous prêts pour un usage plus durable du numérique ?

Vers un usage durable du numérique

Tous ces outils numériques ne servent à rien sans un usage raisonné. Dans votre gouvernance du sujet RSE, profitez des formations réalisées lors de la migration vers OneDrive, Teams, SharePoint, pour intégrer le sujet de l’utilisation durable de ces nouveaux outils. Si vous loupez cette opportunité, il sera difficile de revenir sur le sujet plus tard…

Voici quelques idées et bonnes pratiques pour être plus raisonnable et se forcer à faire le ménage ! Parce que oui avec jusqu’à 1To disponible par utilisateur, on oublie vite de supprimer l’inutile !

–             Limiter le stockage OneDrive et l’espace de stockage de votre messagerie Outlook :  activez un quota plus réduit, et mettez en place un message d’alerte au-delà de l’utilisation d’un certain espace.

–             Mettre en place une suppression automatique de mails créés il y a plus de 2 ans par exemple,  avec en parallèle une explication sur comment stocker les mails « sensibles ». Il est aussi possible d’apposer une étiquette « patrimoine » pour les fichiers qui doivent être conservés pour des raisons métier.

–             Eteindre définitivement les serveurs de fichiers : ces serveurs, trop souvent obsolètes, et hébergés au sein de l’entreprise, n’offrent plus toutes les garanties en termes de consommation d’énergie et encore moins de sécurité.

–             Utiliser la visioconférence avec modération : n’activer la caméra que lorsque c’est nécessaire, en début et en fin de réunion par exemple.

En conclusion

On voit bien que la gouvernance RSE doit aussi rimer avec un usage durable du numérique. Choisir le Cloud et des outils collaboratifs comme Teams, permet d’avoir une vision sur la démarche sociale et environnementale de l’entreprise. Vous vous engagez vers un changement d’habitude et de comportement.

Retrouvez l’intégralité de nos articles sur le blog Quietic !

L’équipe Quietic remercie Christophe Coupez de Digital Inside pour son autorisation à utiliser le contenu de son guide.

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