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Mardi 01 fév 2022

Microsoft 365 : comment organiser mes fichiers numériques sans me casser la tête ?

Delphine MALENFANT
Responsable Développement Commercial

Impossible d’enregistrer, d’ouvrir, de sauvegarder ou synchroniser un fichier ou dossier ? Si vous subissez ce type de désagréments, c’est que vous avez un chemin trop long pour accéder à vos dossiers (ce chemin s’appelle une arborescence), et le nom de vos fichiers est probablement trop complexe… Pour éviter le casse-tête, voici comment vous devriez organiser vos fichiers numériques !

Organiser mes fichiers numériques : la simplicité avant tout !

Le classement de fichiers numériques c’est comme le classement physique des dossiers. Si vous avez trop de dossiers dans votre armoire, ça ne rentre plus… Si vous écrivez un nom trop long sur votre pochette, ça ne rentre pas plus dans l’armoire… Et puis, comme chacun y va avec son propre vocabulaire, vraiment pas facile de s’y retrouver. Merci les nœuds dans le cerveau !

Nous allons vous révéler la meilleure pratique pour simplifier votre espace de données numériques : faire le plus court possible !

Votre arborescence doit être la plus courte possible. Nous vous recommandons 3 niveaux de dossiers maximum. Utilisez aussi des noms de fichiers les plus courts possibles. Pour rappel, la limite imposée dans le système d’enregistrement de fichiers Microsoft est de 20 caractères maximum. Pour éviter les enregistrements ou synchronisations contradictoires, n’utilisez pas de caractères spéciaux (!, ?, @…), ni d’accents (é, à…) et préférez mettre des tirets (- ou_) à la place des espaces.

Regardez notre vidéo explicative 

Quelques astuces supplémentaires  

– pour nommer un fichier, commencez par un format de date (AAAA-MM-JJ ou AAAAMMJJ), cela simplifie considérablement le classement et la recherche de fichiers !

– utilisez dès que vous le pouvez des abréviations, à saisir en MAJUSCULE. Privilégiez celles qui sont usuelles dans votre domaine d’activité.

– enfin, écrivez vos pratiques dans une charte d’usages bureautiques : décrivez brièvement pourquoi et quand utiliser les outils numériques de votre entreprise. Définissez le vocabulaire propre à votre entreprise. Les nouveaux salariés prendront plus rapidement leurs marques.

Ce qu’il faut retenir : Pensez “économie des clics” . Le confort de travail se traduit par un parcours mental cohérent et guidé par la simplicité.

Delve, un outil pour éviter le casse tête !

La recherche de fichiers dans une arborescence peut devenir un vrai casse-tête !
Sans compter les minutes perdues, et l’énervement qui s’en suit. Et bien si vous utilisez Microsoft 365, vous disposez d’un outil de gestion de contenu qui s’appelle Delve.

C’est quoi Delve ?

Delve est un moteur de recherche intelligent, qui permet de rechercher des informations sur toute la plateforme Microsoft 365. Delve ne modifie pas les autorisations, vous verrez seulement les documents auxquels vous avez accès.

Vos premiers pas avec Delve

Nous vous recommandons de visionner le tutoriel de notre partenaire Mandarine Academy :

Tutoriel ici : MOOC Delve, un seul emplacement pour vos documents

Ce qu’il faut retenir : Delve c’est votre bibliothécaire qui vous indique le bon livre (fichier), sur la bonne étagère (dossier).

Nous proposons un accompagnement personnalisé sur les usages des outils collaboratifs.
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