Lundi 21 mar 2022
Modèle de charte d’utilisation de la messagerie d’entreprise
Dans cet article nous allons voir en quoi la mise en œuvre d’une charte d’utilisation de la messagerie d’entreprise est un moyen efficace d’initier les employés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité, mais aussi à l’impact social et environnemental des échanges par email. Ce document est essentiel pour démarrer la sensibilisation des collaborateurs. Vous trouverez un modèle gratuit à télécharger et adapter aux usages de votre entreprise. Pour aller plus loin sur la sensibilisation des collaborateurs, découvrez aussi notre article sur la confidentialité des données en entreprise.
Qu’est-ce qu’une charte d’utilisation de la messagerie d’entreprise ?
Une charte d’utilisation de la messagerie est un document écrit qui définit la façon dont les employés doivent utiliser l’outil de messagerie mis à leur disposition par l’entreprise. Ce document mentionne les pratiques considérées comme acceptables ou non. Vous allez proposer un ensemble de conseils et de bonnes pratiques à vos salariés. Les recommandations que vous allez y inscrire ont pour but de sensibiliser vos collaborateurs aux questions à se poser quand ils utilisent vos outils numériques.
En préambule, vous pourrez mentionner ce qui vous a amené à mettre en place ce document. Une charte se fonde sur 3 idées principales
- Un mauvais usage de la messagerie peut altérer le bien-être et l’efficacité au travail : sentiment d’urgence permanente, pression, réponse en dehors des horaires de travail…
- Un email a un coût écologique, notamment à travers le poids des pièces jointes, du nombre de destinataires et de la durée du stockage.
- Préserver la sécurité informatique de l’entreprise en attirant l’attention de vos employés sur les points de vigilance en matière de cybersécurité.
Les chartes d’utilisation des e-mails peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Il existe des rubriques génériques qui sont applicables dans la plupart des entreprises. A vous de les adapter aux usages que vous jugez conformes.
Pourquoi une charte d’utilisation de la messagerie d’entreprise est-elle essentielle ?
La réponse à cette question en 3 points :
- Une charte d’usage permet de clarifier les obligations du dirigeant d’entreprise
- De se conformer aux règles de protection des données (RGPD)
- Et de s’assurer que tous les employés participent activement à la sécurité informatique de l’entreprise
Ce document va vous permettre de démarrer la sensibilisation de vos employés à la cybersécurité. Il complète parfaitement une charte email adaptée à vos usages internes, et peut s’intégrer dans une politique plus large de sécurité numérique.
Comment ce document peut-il être efficace ?
Votre charte d’utilisation des emails doit être la plus claire possible. Avant de commencer à écrire votre document, vous devez réfléchir à ce qu’il doit contenir et comment engager vos employés à respecter ce qui est écrit.
1/ Définir les éléments de base d’une charte d’utilisation de la messagerie
Vous allez surtout devoir définir les usages inappropriés de la messagerie que ce soit en interne ou en externe, et prévoir les conséquences en cas de non-respect. Vous pouvez mentionner ce que représente un usage éthique de la messagerie, sanctionner les comportements offensants, limiter les usages personnels et rappeler les règles de sécurité fondamentales.
Téléchargez notre modèle de charte d’utilisation de la messagerie pour connaître toutes les rubriques standards que doit comporter votre document.
2/Encourager vos employés à respecter les bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie
Ne soyez pas trop contraignant ! Vos employés doivent pouvoir continuer à communiquer librement. Un texte clair, diffusé à l’ensemble des collaborateurs, et qu’ils devront signer, permet de veiller à ce qu’ils s’engagent à le respecter. Expliquez à vos employés qu’ils sont responsables des actions qu’ils font à travers leur messagerie professionnelle. Il s’agit pour vous de préserver la réputation de l’entreprise, de la protéger des vols de données. En indiquant à vos employés comment sécuriser leurs usages, vous diminuerez ces risques. De nombreuses TPE et PME sont la cible d’emails de phishing. Et aujourd’hui, discerner le vrai du faux n’est pas si évident !
3 règles pour une utilisation sécurisée des e-mails
- Ne cliquez pas sur les pièces jointes ou les liens contenus dans un email provenant d’une personne inconnue.
- Supprimez les e-mails que vous jugez douteux, si cet email s’avère légitime, votre interlocuteur vous recontactera par un autre moyen.
- Vous avez cliqué et renseigné vos identifiants de connexion par erreur, signalez-le immédiatement à la personne compétente (généralement votre prestataire informatique). Plus vite il agit plus vite l’intrusion est stoppée.
Une utilisation intelligente et responsable de votre messagerie d’entreprise
- Tout message vous demandant d’agir en urgence doit vous alerter.
- Evitez de télécharger des applications gratuites qui peuvent contenir des liens malveillants et compromettre votre équipement informatique.
- Ne répondez pas à des demandes d’informations financières ou de mots de passe.
- Formez vos employés à reconnaître les e-mails suspects.
Prévoir un programme complet de sensibilisation, c’est le prochain grand pas à sauter ! Ce sera le sujet de notre prochain article.
Pour une approche complète, pensez aussi à consulter notre guide sur la cybersécurité des PME et nos autres modèles de documents utiles pour encadrer les usages numériques.
